Cách đồng bộ danh mục email Outlook.com với Outlook 2013

Nhiều người trong chúng ta sử dụng Outlook.com cũng muốn tận dụng lợi thế của việc đồng bộ hóa với Outlook 2013 (a.k.a. Outlook trên máy tính) để truy cập vào email của chúng tôi thông qua ứng dụng Office này.

Thật không may, việc đồng bộ hóa này có một số hạn chế và điểm yếu. Điều mà tôi nhận thấy nhiều nhất theo kinh nghiệm của mình là theo mặc định các danh mục email được hiển thị trong Outlook.com không được đồng bộ hóa (các danh mục trong Outlook là tương đương nhãn Gmail). Tuy nhiên, khi thực hiện một số nghiên cứu, tôi đã tìm thấy solution cho phép yes we see trong Outlook 2013 danh mục được chỉ định cho mỗi emailBài đăng này giải thích cách triển khai từng bước.

Cách thức hoạt động của các danh mục Outlook

Trước hết, tôi nghĩ thật tốt khi giải thích các đặc thù của Outlook dẫn chúng ta đến vấn đề này là gì, nhưng đồng thời để ngỏ khả năng tìm giải pháp (mặc dù nếu bạn muốn, bạn có thể cuộn và chuyển thẳng đến các bước giải pháp).

"

Khi chúng tôi bắt đầu sử dụng Outlook.com (webmail), chúng tôi thấy rằng điều này đã có một loạt danh mục và bộ lọc theo mặc địnhđó làm việc mà không cần chúng tôi phải cấu hình bất cứ điều gì. Trong số các danh mục mặc định này, chúng tôi tìm thấy các danh mục sau:"

• Cập nhật xã hội: Email nhóm từ Twitter. Facebook, LinkedIn và tương tự
• Bản tin: được chỉ định cho các bản tin quảng cáo hoặc thông tin từ các công ty
• Groups: được chỉ định cho tất cả các email từ danh sách phân phối, chẳng hạn như Google Groups)
• Tài liệu hoặc ảnh: được chỉ định theo tệp đính kèm trong email
• Cập nhật vận chuyển: Email theo dõi vận chuyển sản phẩm của nhóm

Email được chỉ định cho các danh mục này và các danh mục khác bằng cách sử dụng các bộ lọc đi kèm theo mặc định mà chúng tôi không thể chỉnh sửa hoặc thậm chí không thể biết các quy tắc là gì. Tuy nhiên, chúng ta có thể tạo bộ lọc mới gán email cho các danh mục này. Ví dụ: nếu chúng tôi phát hiện ra rằng danh mục Cập nhật xã hội bỏ sót email từ Pinterest, thì có thể áp dụng quy tắc mới để những email đó được chỉ định cho danh mục đó.

Cũng có thể tạo danh mục mới, mà bạn có thể tạo các bộ lọc và quy tắc tương ứng của chúng, đồng thời cũng có thể đánh dấu các email theo cách thủ công để gán cho chúng một danh mục, có thể là gốc hoặc do người dùng tạo.

"

Ngay tại đây, nếu chúng tôi truy cập Outlook.com thông qua Outlook 2013 và chúng tôi đã tạo một số danh mục người dùng>thì nó sẽ hiển thị danh mục sau (và chỉ danh mục sau), nhưng trong một giới hạn cách . Các danh mục trong Outlook 2013 có màu sắc và cho phép bạn thực hiện các hành động tìm kiếm, nhưng những danh mục được đồng bộ hóa thoạt nhìn thì không. Chỉ một khối không màu với tên của danh mục được hiển thị."

"

Điều gì sẽ xảy ra nếu trong Outlook 2013 chúng tôi đã tạo một danh mục có cùng tên và gán màu cho danh mục đó? Câu trả lời là works cho các mục đích của chúng tôi. Bằng cách tạo một danh mục tương đương, tất cả các email Outlook.com có ​​nhãn của tên đó sẽ xuất hiện trong Outlook 2013 với danh mục kép>"

Vấn đề chúng ta cần giải quyết bây giờ là cần làm gì để các danh mục gốc cũng được đồng bộ hóa. Đây là cách giải quyết vấn đề đó và đạt được sự đồng bộ hóa đầy đủ.

"Bước đầu tiên: Chuyển đổi tất cả danh mục Outlook gốc thành danh mục người dùng"

"

Như đã giải thích trước đây, thông tin từ các danh mục được tạo theo cách thủ công đã có sẵn trong Outlook trên máy tính, nhưng không phải từ các thẻ gốc mà Microsoft đưa vào theo mặc định trong webmail của mình. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần chuyển đổi các danh mục đó thành danh mục người dùng"

Chúng ta có thể đạt được điều này bằng cách tạo bộ lọc/quy tắc với cấu trúc sau:

"

Để tạo quy tắc, chúng ta phải bấm vào nút tùy chọn ở góc trên bên phải, chọn Quản lý quy tắc>"

"

Đây phải là repeated cho tất cả các danh mục gốc mà chúng tôi muốn hiển thị trong Outlook 2013. Và lý tưởng nhất là danh mục của người dùng> "

"

Sau khi hoàn tất, có thể chúng tôi sẽ muốn ẩn các danh mục gốc ban đầu, để danh sách thẻ không bị lộn xộn với các bản sao. Chúng tôi có thể thực hiện việc này từ bảng Quản lý danh mục>"

Bằng cách này, chúng tôi không phải xem các danh mục trùng lặp, đồng thời chúng tôi chỉ có thể làm việc với các danh mục có thể được đồng bộ hóa với máy tính để bàn. Nhưng chúng ta cần thêm một bước nữa để hoàn thành thủ thuật.

Bước thứ hai: Tạo trong Outlook 2013 một danh mục tương đương cho mỗi danh mục Outlook.com

Bây giờ chúng ta chỉ phải tạo các giá trị tương đương trong Outlook 2013. Để thực hiện việc này, chúng ta phải chuyển đến cửa sổ Danh mục (tab Trang chủ > Phân loại > Tất cả các danh mục) và tạo mới danh mục có cùng tên với nhãn Outlook.com mà chúng tôi muốn đồng bộ hóa. Nếu có sự khác biệt 1 ký tự, Outlook sẽ không khớp giữa nhãn đến từ máy chủ và nhãn chúng tôi vừa tạo, vì vậy bạn phải lo lắng về việc khớp tên.

Sau đó, chúng tôi chỉ định một màu cho từng cái và nếu chúng tôi muốn, một phím tắt, thế là xong! , tất cả các email Outlook.com được đồng bộ hóa từ bây giờ sẽ bao gồm danh mục hoặc nhãn màu tương ứng. Trên hết, đó là sự đồng bộ hóa thực sự, vì vậy khi gán nhãn cho email từ máy tính để bàn, thay đổi này sẽ được phản ánh trên máy chủ ( miễn là và tên danh mục máy chủ phù hợp).

Bonus: tìm kiếm nhanh từ danh mục

Để khai thác nhiều danh mục hơn nữa, chúng ta có thể neo chúng vào thanh truy cập nhanh (danh sách các nút phía trên Dải băng) a bộ lọc để thực hiện tìm kiếm nhanh theo danh mục.

"

Để làm điều này, trước tiên bạn phải kích hoạt chế độ tìm kiếm>" "

Tất nhiên, theo mặc định, tìm kiếm Outlook cung cấp cho chúng tôi kết quả từ tất cả các thư mục thư khi bắt đầu tìm kiếm từ mục hộp thư đến và điều này hành vi cũng ảnh hưởng đến bộ lọc danh mục mà chúng tôi vừa ghim.Nếu chúng tôi muốn thay đổi điều đó để chỉ nhận kết quả từ thư mục hiện tại, chúng tôi phải đi tới Tệp (nút màu xanh) > Tùy chọn > Tìm kiếm và ở đó chọn Chỉ bao gồm kết quả từ thư mục hiện tại. Nếu trong tương lai, chúng tôi muốn thực hiện tìm kiếm bao gồm tất cả các thư mục, thì không có vấn đề gì, vì trong search panel có tùy chọn để thay đổi tùy chọn này cho các trường hợp cụ thể (không thay đổi tùy chọn mặc định)."