Cách nhân năng suất với Outlook với 13 cách làm đơn giản

Nhờ có giao diện metro của Windows 8, chúng tôi có thể tận hưởng các ứng dụng miễn phí khác nhau sẽ giúp ích cho chúng tôi trong cuộc sống hàng ngày. Hôm nay chúng tôi sẽ cho bạn biết cách tăng năng suất với Outlook nhờ 13 phương pháp đơn giản.

Có một trình quản lý email tốt mà qua đó chúng ta có thể truy cập tất cả thông tin liên quan đến email, mạng xã hội và danh bạ của mình là điều cơ bản và cần thiết ngày nay. Nhờ giao diện metro và ứng dụng Outlook của nó, chúng tôi có thể nhân nhanh năng suất của mình

Tìm kiếm địa chỉ liên hệ và thêm vào bảng điều khiển của chúng tôi

Nhờ ứng dụng này với giao diện Metro hiện đại, chúng ta có thể tìm kiếm danh bạ một cách dễ dàng và đơn giản, nhờ đó tận hưởng những lợi thế khi có lịch được đồng bộ hóa của chúng tôi cho dù chúng tôi đang sử dụng máy tính nào.

Để thực hiện việc này, chúng ta sẽ đi tới "Danh bạ" nằm ở bên trái, nhấp vào "Duyệt qua" và giao diện "Danh bạ" sẽ mở ra.

Sau khi vào bên trong, chúng tôi có thể nhấp vào một hoặc một số liên hệ, có khả năng thêm chúng bằng nút thêm, nằm ở khu vực phía dưới bên phải của màn hình.

Đánh dấu Liên hệ là Yêu thích

Sau khi chúng tôi đã chọn các liên hệ khác nhau, chúng tôi có thể chọn các liên hệ mà chúng tôi sử dụng nhiều nhất thường xuyên trong email của mình để có thể truy cập chúng từ bảng điều khiển bên trái theo cách nhanh hơn và có chọn lọc hơn.

Vì chúng ta đã quen với việc xử lý nhiều email mỗi ngày nên việc có thể đánh dấu các liên hệ là mục ưa thích, sẽ giúp công việc của chúng ta dễ dàng hơn, giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian lãng phí khi cố gắng tìm kiếm các địa chỉ liên hệ đó trong danh sách chính.

"

Để làm điều này, khi hiển thị danh sách liên hệ, chúng ta sẽ nhấp vào biểu tượng Dấu sao để truy cập các liên hệ này nhanh hơn ."

Định cấu hình các email khác nhau

Nhờ ứng dụng thư của Windows 8, chúng tôi có thể định cấu hình một số tài khoản email. Bằng cách này, chúng tôi có thể gửi và nhận email từ cùng một ứng dụng mà không cần phải truy cập các trang web khác nhau của từng nhà cung cấp dịch vụ email.

Để thực hiện việc này, chúng tôi thực hiện các bước sau:

1. Khi chúng ta đã ở trong ứng dụng thư, hãy đặt chuột ở bên phải màn hình và nhấp vào Settings

   

2. Chúng tôi nhấp vào Accounts

   

3. Và bây giờ chúng ta nhấp chuột trái vào Thêm tài khoản. Từ đây, chúng tôi sẽ chọn loại tài khoản mà chúng tôi muốn thêm và làm theo hướng dẫn sẽ xuất hiện trên màn hình cho đến khi quá trình hoàn tất.

   

Với các bước đơn giản này, chúng ta sẽ có tất cả các tài khoản email được định cấu hình trong ứng dụng Outlook trên Windows 8.

Gửi trả lời tự động

Nhờ ứng dụng Outlook dành cho Windows 8, chúng tôi sẽ có cơ sở để tạo phản hồi tự động,do đó có thể tự động trả lời thư khác nhau mà chúng tôi nhận được. Vì vậy, sẽ không có lý do gì để không trả lời email.

Để thực hiện việc này, chúng tôi sẽ nhấp vào “Hộp thư đến” và chúng tôi sẽ di chuyển xuống khu vực bên dưới bằng cách cuộn cho đến khi chúng tôi đọc được tin nhắn “ Để nhận các tin nhắn cũ hơn một tháng, hãy chuyển đến cài đặt”

Từ cửa sổ này, chúng tôi có thể tạo phản hồi tự động và kích hoạt hoặc hủy kích hoạt nó.

Đồng bộ hóa Danh bạ, Lịch và Thư

Một tùy chọn khác mà chúng tôi có thể thực hiện là đồng bộ hóa các tài khoản khác nhau mà chúng tôi có trong các mạng xã hội hoặc nhà cung cấp email khác và tích hợp chúng trong Triển vọng của chúng tôi.Để thực hiện việc này, chúng ta sẽ chuyển đến màn hình cấu hình như trong trường hợp trước.

Từ đây, chúng tôi có thể đồng bộ hóa lịch, danh bạ của mình từ ứng dụng danh bạ và các email khác nhau.

Sử dụng chữ ký đặc biệt trong thư

Chúng tôi luôn muốn làm nổi bật các email của mình bằng chữ ký hấp dẫn trong đó chúng tôi chỉ ra một số thông tin chung cho tất cả các email chúng tôi muốn soạn và gửi đến các địa chỉ liên hệ khác nhau của chúng tôi.

Để thực hiện việc này, từ màn hình configuration, chúng ta có thể đi đến khu vực cụ thể mà chúng ta có thể thay đổi chữ ký điện tử này. Trong đó, chúng tôi có thể kết hợp thông tin cá nhân như tên đầy đủ, thông tin việc làm, quá trình đào tạo, liên kết đến blog và mạng xã hội của chúng tôi hoặc bất kỳ thứ gì chúng tôi muốn.

Định cấu hình các tùy chọn thư khác nhau

Ngoài ra, nhờ tính linh hoạt của ứng dụng Outlook Mail mới dành cho Windows 8 trong giao diện metro, chúng tôi có thể định cấu hình các tùy chọn khác nhau trong tài khoản email của mình, chẳng hạn như cách liệt kê thư theo nhóm, cách hiển thị các cuộc hội thoại và thậm chí thay đổi kiểu và màu mặc định của phông chữ mà chúng tôi dùng để viết email. Để làm điều này, chúng ta phải thực hiện các bước sau:

1. Để bắt đầu, chúng tôi chuyển đến khu vực cấu hình như chúng tôi đã chỉ ra ở các điểm trước.

   

2. Sau khi vào trong, nhấp vào Options

   

3. Và ở nơi đầu tiên, chúng tôi có thể chọn nếu chúng tôi muốn xem các thư riêng lẻ hoặc được nhóm thành một cuộc hội thoại.

   

4. Một tùy chọn khác mà chúng tôi có thể kích hoạt là hiển thị các mục được gửi trong các cuộc hội thoại đó. c

   

5. Chúng tôi cũng có thể định cấu hình nếu chúng tôi muốn nó được đánh dấu là đã đọc hay không khi chọn thư.

   

6. Và cuối cùng, chúng ta có thể chọn phông chữ của văn bản, cũng như kích thước và màu sắc.

   

Đánh dấu email là thư rác

Một tùy chọn khác mà chúng tôi có trong ứng dụng Outlook của Windows 8 là có thể đánh dấu email là thư rác. Bằng cách này, ứng dụng sẽ ghi nhớ những người gửi này là thư rác và chúng tôi sẽ không thấy email từ tài khoản đã nói trong hộp thư đến của mình nữa.Các bước để làm theo là:

1. Chúng tôi nhấp chuột trái ngay trước một email và sau đó chúng tôi chọn các email mà chúng tôi muốn chuyển vào thư mục thư rác
2. Thứ hai, chúng tôi sẽ nhấp vào Thư rác và chúng tôi sẽ xem các email sẽ được chuyển đến thư mục đó như thế nào

Nếu vô tình chuyển nhầm thư vào thư mục thư rác, chúng tôi phải thực hiện như sau:

1. Nhấp chuột trái vào Folders và sau đó vào Spam
2. Sau khi vào trong, chúng tôi nhấp vào khoảng trống trước email rồi kích hoạt hộp bên cạnh email chúng tôi muốn.
3. Cuối cùng, chúng tôi nhấp vào Đó là thư rác và do đó những email này sẽ trở lại hộp thư đến của chúng tôi

Sắp xếp trong thư mục

Nếu trong tài khoản Outlook của chúng tôi hoặc bất kỳ loại thư nào khác, chúng tôi có một loạt thư mục, tại đây chúng cũng sẽ xuất hiện đồng bộ hóa, có thể truy cập các email được sắp xếp khác nhau. Khi chúng ta làm việc với email hàng ngày, chắc chắn khả năng sắp xếp chúng vào các thư mục sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Nhờ có tính năng này, việc tìm kiếm email khi chúng tôi có một số lượng lớn email trong khay, sẽ trở nên dễ dàng, miễn là như Hãy giữ trật tự nào đó.

Lọc nhanh email từ một liên hệ cụ thể

Nếu chúng tôi cần xem email chúng tôi đã gửi tới a liên hệ cụ thể hoặc chúng tôi đã nhận được từ họ, điều đó sẽ dễ dàng , nhờ ứng dụng tuyệt vời này mà Windows 8 cung cấp cho chúng tôi.Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "danh bạ" ở khu vực bên trái và chọn tên của liên hệ mà chúng tôi muốn.

Đính kèm âm thanh từ máy ghi âm vào email

Nếu chúng tôi soạn một email mới, chúng tôi sẽ có cơ hội đính kèm bất kỳ loại tệp nào bằng cách nhấp vào biểu tượng clip, nằm ở khu vực phía trên bên phải. Từ menu này, chúng tôi sẽ có các tùy chọn khác nhau để đính kèm, một trong số chúng cho phép chúng tôi mở “sound recorder” của windows 8. Bằng cách này, gửi bất kỳ cách nói sẽ trở nên nhanh chóng và đơn giản.

Đính kèm tệp trong nhóm nhà

Cũng giống như cách chúng tôi có thể thêm âm thanh từ máy ghi âm vào email, chúng tôi cũng có thể attach files tìm thấy trong máy tính của mình , trong tài khoản onedrive của chúng tôi hoặc thậm chí trong cùng một nhóm nhà trong mạng Wi-Fi của chúng tôi.

Xem thông tin liên hệ của chúng tôi trên mạng xã hội

Nhờ các tùy chọn mà ứng dụng Outlook của chúng tôi có trong giao diện Windows 8 Metro, chúng tôi có khả năng truy cập thông tin của liên hệ của chúng tôi trong các mạng xã hội khác nhau có sẵn trong hồ sơ của bạn.

Để làm điều này, trước hết, chúng tôi sẽ nhấp vào tên của người gửi một trong những email mà chúng tôi đã nhận được.

"

Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào nút Chi tiết khác>"

Chào mừng đến với Windows 8